تحليل وتصميم نظم المعلومات المحاسبية (2)

* أنواع نظام المعلومات المحاسبية:

1. نظام معلومات محاسبة مالية.
2. نظام معلومات محاسبة تكاليف.
3. نظام معلومات محاسبة إدارية.
4. نظام معلومات مراجعة.

* نظام معلومات المحاسبة المالية *

- يمكن تقسيم الأحداث المالية التي يقوم نظام معلومات المحاسبة المالية بتناولها إلى مجموعة مكونة من 4 دورات للعمليات:-

س: ما هي دورة العمليات ؟؟

ج: دورة العمليات: هي عبارة عن عملية تجميع لمجموعة من العمليات المتجانسة وما يرتبط بها من حسابات، بحيث تحتوي كل دورة على مجموعة من المعاملات المتشابهة بصورة كبيرة والتي يغلب عليها صفة التكرار.

س: ما هي السمات العامة لكل دورة من دورات المعاملات ؟؟

ج: السمات العامة لكل دورة من دورات المعاملات هي :-

1. أن تشتمل كل دورة على معاملات مالية.
2. أن تنتهي كل دورة بتسجيل حدث مالي في السجلات المحاسبية.
3. أن تتعامل كل دورة مع الأنشطة اليومية للمنشأة.
4. أن ينتج عن كل دورة البيانات اللازمة لإعداد القوائم المالية.

- أمكن تقسيم دورات معاملات المحاسبة المالية إلى 4 دورات، وهي على النحو التالي :-

(1) دورة التمويل :

وتشتمل هذه الدورة على المعاملات التي تقوم بها المنشأة من أجل توفير التمويل اللازم سواء من خلال رأس المال المملوك أو من خلال الإقتراض وما يرتبط بذلك من معاملات فرعية مثل توزيع الأرباح أو تحمل وسداد مصروفات الفوائد.

(2) دورة النفقات والمدفوعات :

وتشتمل هذه الدورة على كافة المعاملات التي من شأنها توفير إحتياجات المنشأة من المواد الخام أو من مستلزمات الإنتاج بمعناها الواسع، ولذلك يمكن تقسيم دورة النفقات والمدفوعات على الأقل إلى 4 أنظمة فرعية، وهي كالتالي :-

1. نظام الأصول الثابتة (Fixed Assets): ويقوم هذا النظام بتشغيل معاملات حيازة وإقتناء وإهلاك وصيانة والتصرف في الأصول الثابتة (التصرف فيها يكون إما بالبيع أو التخريد).
2. نظام معلومات الأجور (Payroll): ويتم في هذا النظام تشغيل المعاملات ذات الصلة بالأجور، والتي تبدأ بتجميع وحصر ساعات العمل ومعدلات الأجر وإحتساب الأجور وسدادها.
3. نظام المشتريات وحسابات الموردين: ويشتمل هذا النظام على المعاملات ذات العلاقة بإقتناء المخزون من كافة أصنافه سواء مواد أولية أو أي مستلزمات وتشغيل فواتير الشراء وتسجيل عمليات الشراء إنتهاءاً بسداد المستحق للموردين.
4. نظام المدفوعات النقدية: ويعمل ذلك النظام على تشغيل المستندات الناتجة عن الثلاثة أنظمة الفرعية السابقة (الأصول الثابتة، الأجور، المخزون) ؛ لتسجيل عمليات السداد النقدي.

- لاحظ أن: رأس المال المستثمر = حقوق الملكية + القروض ط. الأجل

(3) دورة التحويل :

وتهدف هذه الدورة إلى تشغيل المعاملات التي من شأنها تحويل المواد الخام ومستلزمات الإنتاج إلى إنتاج تام جاهز للبيع. وتنقسم هذه الدورة إلى نظامين فرعيين، وذلك على النحو التالي :-

1. نظام تخطيط ومراقبة الإنتاج.
2. نظام محاسبة التكاليف.

(4) دورة الإيرادات والمتحصلات :

وتهدف هذه الدورة إلى تشغيل معاملات بيع البضاعة للعملاء. وتنقسم إلى نظامين فرعيين، وذلك على النحو التالي :-

1. نظام المبيعات: والذي يقوم بإعداد أوامر البيع وتقييم شروط منح الإئتمان (البيع الآجل أو البيع بالتقسيط) ثم شحن البضاعة وإعداد فواتير البيع ثم تسجيل قيد المبيعات.
2. نظام المتحصلات النقدية: ويتم في هذا النظام تشغيل معاملات تحصيل الإيرادات من العملاء أو إيداع المتحصلات بالبنك وتسجيل قيد التحصيل.

- لاحظ أن: تشغيل المعاملات في الدورات الأربع ينتهي دائماً بالتسجيل في السجلات المحاسبية إعتماداً على المستندات الدالة على كل معاملة ضمن أي دورة من الدورات الأربع، فما هي السجلات المحاسبية المستخدمة، وما هي أنواع المستندات المختلفة ؟؟

* أنواع السجلات المحاسبية:
وتنقسم إلى كل مما يلي:-

(1) دفاتر اليومية المساعدة :

وتستخدم في تسجيل العمليات المتكررة والمتشابهة، وهي على سبيل الحصر ما يلي :-

1. يومية المشتريات الآجلة.
2. يومية المبيعات الآجلة.
3. يومية أوراق القبض (كمبيالة أو سند إذني).
4. يومية أوراق الدفع.
5. يومية المتحصلات.
6. يومية المدفوعات (نقدي أو شيك).
7. يومية مردودات ومسموحات المبيعات.
8. يومية مردودات ومسموحات المشتريات.

(2) دفتر اليومية العامة :

وتستخدم في تسجيل المعاملات غير المتكررة والمعاملات غير المتشابهة وتسجيل القيود غير المركزية لليوميات المساعدة وقيود التسويات وقيود الإقفال والقيود الإفتتاحية وقيود تصحيح الأخطاء.

- لاحظ أن: قيود التسويات تتمثل في كل من قيود (المصروفات المقدمة، المصروفات المستحقة، الإيرادات المقدمة، والإيرادات المستحقة).

(3) دفاتر الأستاذ المساعدة :

وهي كل مما يلي :-

1. أستاذ مساعد العملاء.
2. أستاذ مساعد الموردين.
3. أستاذ مساعد المخزون (كارتة الصنف).
4. أستاذ مساعد الأجور.

* أنواع المستندات:
ويلاحظ أن هناك ثلاثة أنواع من المستندات التي تستخدم كأساس لتشغيل المعاملات بكل نظام (سؤال إختيار من متعدد) :-

(1) المستندات الأصلية:

وهي المستندات التي تنشأ في بداية المعاملة مثل: أمر الشراء في عملية الشراء، وأمر البيع في عملية البيع.

(2) المستندات المنتجة (أي ناتجة عن):

وهي المستندات التي تنشأ نتيجة تسجيل نفس المعاملة داخل نفس الدورة (لها شرطين) مثل: فاتورة الشراء في نظام الشراء في دورة النفقات.

(3) المستندات الوسيطة أو الدائرية:

وهي المستندات التي تنشأ في دورة معينة ثم تدخل صورة منها في دورة أخرى مثل: إذن توريد أو صرف نقدية (خارج من نظام الشراء وداخل إلى نظام السداد).

وبالتالي فهناك ترابط وتداخل بين الدورات الأربع، ويظهر هذا الترابط في المشروع الصناعي على النحو التالي :-