تحليل وتصميم نظم المعلومات المحاسبية (3)

أولاً : دورة الإيرادات والمتحصلات :

وتنقسم هذه الدورة إلى ثلاثة أنظمة، وهي :-

1. نظام تشغيل أوامر البيع.
2. نظام مردودات المبيعات.
3. نظام المتحصلات النقدية.

(1) نظام تشغيل أوامر البيع :

لابد قبل التحليل أن نحدد ثلاثة أشياء، ألا وهي :-

• الأقسام ذات الصلة.
• المستندات ذات الصلة.
• السجلات المحاسبية.

* قسم الحسابات العامة يقوم بما يلي :-


1. تسجيل القيود التالية في دفتر اليومية العامة.

×× من حـ / إجمالي العملاء

     ×× إلى حـ / إجمالي إيرادات المبيعات

×× من حـ / تكلفة البضاعة المباعة

     ×× إلى حـ / مخزون البضاعة
2. ترحيل تلك القيود إلى دفتر الأستاذ العام.

* ملاحظات:

• الرسم ص (159) بالكتاب.
• إتجاه الرسم من اليمين إلى اليسار.
• يُوضع اسم المستند على السهم.
• يُوضع اسم السجل تحت اسم القسم.
• يقوم قسم منح الإئتمان بتحديد حد أو سقف الإئتمان في حال طلب عميل جديد الشراء آجل.
• فاتورة الشحن (بوليصة الشحن): تمثل مستند نقل ملكية ومسؤلية من الشركة إلى العميل أو شركة النقل.
• فاتورة الشحن يوقع عليها العميل بالإستلام ثم تعاد إلى الشركة مرة أخرى.
• قسم الفواتير: هو أحد أقسام الحسابات، ويحتفظ لديه بملف به صورة من كافة المستندات السابقة، ويُصدر فاتورة من أصل وعدة صور أحدها تخرج مع البضاعة، ويقوم بالتسجيل في دفتر يومية المبيعات.
• قسم حسابات العملاء: يقوم بالتسجيل في دفتر أستاذ مساعد العملاء (أي يقوم بتحديث لأرصدة كل عميل).
• قسم مراقبة المخازن:  يقوم بالتسجيل في دفتر أستاذ مساعد المخازن (أي يقوم بتحديث لأرصدة سجل المخزون (كارتة الصنف)) (جرد دوري أو جرد مستمر) (كمية وقيمة).
• قسم الحسابات العامة: يقوم بتسجيل القيود المركزية في دفتر اليومية العامة ثم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام.
• في حالة البيع النقدي يتم إستبعاد كل من قسم الإئتمان وقسم حسابات العملاء.

* بعض الأسئلة :

(1) أكتب المصطلح العلمي لكل عبارة سواء كان قسم أو مستند أو سجل أو عملية :

1. يًعتبر هذا القسم أول الأقسام التي تتأثر بعملية البيع (قسم المبيعات).
2. ليس له شكل نمطي وقد لا يكون ورقياً (أمر البيع).
3. من أهم الأقسام في حالة تشغيل أوامر البيع الآجلة (قسم الإئتمان أو قسم منح الإئتمان).
4. إجراءات تبدأ بعد إرسال قسم المبيعات صورة من أمر الصرف مع صورة من أمر البيع (إجراءات مخزنية).
5. هي مستند يعتبر بمثابة عقد رسمي بين الشركة وشركة النقل (فاتورة الشحن / بوليصة الشحن).
6. يختص هذا القسم بإمساك حسابات لكل عميل (قسم حسابات العملاء).
7. يُرفق مع البضاعة المشحونة للعميل كوصف لمحتويات أمر البيع (ملصق توصيف البضاعة).