تحليل وتصميم نظم المعلومات المحاسبية (6)

(2) دورة الأجور:

وفيما يلي تتابع أنشطة الأقسام ذات الصلة:-

1. قسم الأفراد (شئون العاملين):

يقوم هذا القسم شهرياً بإعداد كشف بأسماء العمال والموظفين الذين هم على قوة العمل ويُحدد أمام كل اسم بيانات معدل الأجر وبيانات عن الإستقطاعات (ضرائب كسب العمل، التأمين الإجتماعي، التأمين الصحي)، ثم يرسل ذلك الكشف إلى قسم الأجور.

2. قسم الإنتاج:

يقوم ذلك القسم بإمساك نوعين من السجلات :

1. بطاقة الشغلة: ويُحدد بها الوقت الذي يقضيه العمالة الفنية في كل أمر إنتاجي، وتُرسل هذه البطاقات إلى قسم محاسبة التكاليف لتحميل حساب الإنتاج تحت التشغيل بمقدار الأجور المباشرة.
2. بطاقة الوقت (دفتر الحضور والإنصراف): ويُحدد بها إجمالي الوقت الذي قضاه العامل داخل الشركة وتُرسل هذه البطاقة أو هذا الدفتر إلى قسم الأجور لإحتساب إجمالي الأجور.

* لاحظ:

1. الفرق بين أجور بطاقات الوقت وأجور بطاقات الشغلة تمثل الأجور غير المباشرة (غير المخصصة على إنتاج معين) + الأجور البيعية والإدارية.
2. ليس من الضروري إمساك بطاقات الوقت من طرف قسم الإنتاج على الأقل للوظائف البيعية والإدارية يمكن أن يكون لها قسم خاص أو يمسكها قسم شئون العاملين.

3. قسم محاسبة التكاليف: يتسلم هذا القسم بطاقة الشغلة من قسم الإنتاج لتخصيص الأجور المباشرة على حساب الإنتاج تحت التشغيل ثم يرسل بها بيان إجمالي إلى قسم الحسابات العامة.
4. قسم الأجور: يتسلم قسم الأجور كشف الأجور من قسم الأفراد الذي يُحدد معدلات الأجور والإستقطاعات، كما يتسلم ساعات العمل الفعلية من قسم الإنتاج المحددة ببطاقات الوقت.
ويقوم هذا القسم بإعداد سجل الأجور يُحدد به إجمالي الأجر وقيمة الإستقطاعات وصولاً إلى صافي الأجور، ويمكن أن يقوم هذا القسم بكتابة شيك الأجور لكل عامل أو موظف على حدى.
5. قسم الحسابات الدائنة: يقوم هذا القسم بمراجعة سجل الأجور ثم يقوم بإعداد سجل بالمدفوعات النقدية بمبلغ الأجور من صورتين صورة تُرسل مع سجل الأجور إلى قسم المدفوعات النقدية (يتولى السداد إلى العاملين) والصورة الأخرى تُرسل إلى قسم الحسابات العامة.
6. قسم المدفوعات النقدية: يتسلم هذا القسم سجل المدفوعات النقدية الذي قام بإعداده قسم الحسابات الدائنة والمرفق به سجل الأجور الذي قام بإعداده قسم الأجور، ثم يقوم هذا القسم بإستخراج شيك واحد بقيمة إجمالي الأجور لإيداعه في حساب خاص بالبنك مع ملاحظة أنه يمكن صرف الشيك من البنك لإيداع المبلغ بالخزينة، كما يقوم هذا القسم بإستلام شيك كل موظف الذي أعدها قسم الأجور لمراجعتها والتصديق عليها ثم تسليمها للموظفين.
7. قسم الحسابات العامة: يقوم هذا القسم بإعداد قيود اليومية اللازمة والترحيل إلى حسابات الأستاذ العام.

س : ضع تصوراً للشاشة الرئيسية للبرنامج لأحد الأقسام التالية محدداً بها الأوامر:


(1) قسم شئون الأفراد: