تحليل وتصميم نظم المعلومات المحاسبية (5)

* دورة المشتريات والمدفوعات النقدية :

تهدف دورة النفقات إلى تحويل النقدية المتاحة للشركة إلى كافة أشكال مستلزمات الإنتاج (المواد الخام، الأصول الثابتة، خدمة العمل) ؛ حيث أن مستلزمات الإنتاج تنقسم إلى :-

1. المواد الخام سواء المباشر أو غير المباشرة.
2. الأصول الثابتة اللازمة لممارسة النشاط.
3. الحصول على العمالة اللازمة سواء كانت عمالة مباشرة أو غير مباشرة.

- وبالتالي تنقسم هذه الدورة إلى ثلاثة أنظمة، وهي :-

1. نظام لمشتريات المواد (المواد الخام، ومستلزمات الإنتاج).
2. نظام لمشتريات الأصول الثابتة.  
3. نظام للأجور.

أولاً: نظام تشغيل معاملات المشتريات والمدفوعات النقدية :

يمكن إعداد نظام واحد أو نظامين مستقلين، وذلك على النحو التالي :-

(1) نظام المشتريات :

- القيد (في دفتر اليومية العامة) :

×× من حـ / المشتريات (أو حـ / المخزون في حالة الجرد المستمر)
    ×× إلى حـ / الموردين

1. تبدأ وظيفة الشراء من قسم مراقبة المخازن عندما يصل المخزون إلى نقطة إعادة الطلب (كيف يتم حسابها؟) (عند إقتراب الكمية المتاحة بالمخازن من نقطة إعادة الطلب) حيث يقوم القسم بإعداد طلب شراء تُرسل صورة منه إلى قسم المشتريات وأخرى إلى قسم حسابات الموردين.
2. يتسلم قسم المشتريات طلبات الشراء ويقوم بتصنيفها حسب أنواع البضاعة المطلوبة ثم يًعد أمر الشراء من كل مورد، ثم يتم إرسال صورة من أمر الشراء إلى قسم مراقبة المخازن وصورة أخرى لقسم حسابات الموردين وأخرى لقسم الإستلام ويتم إرسال الأصل للمورد نفسه، وأخيراً يتم الإحتفاظ بنسخة أخيرة لدى قسم المشتريات.
3. يقوم قسم الإستلام بمطابقة البضاعة المستلمة لديه مع أمر الشراء ويحرر محضر إستلام يوضح الكميات والأصناف، ثم ترسل صورة من محضر الإستلام مع البضاعة لقسم المخازن وصورة أخرى إلى قسم المشتريات لإقفال ملف عملية الشراء وصورة أخيرة لقسم مراقبة المخازن الذي يتولى التسجيل في حساب مراقبة المخزون أي دفتر أستاذ مساعد المخازن (بطاقات الصنف).
4. قسم حسابات الموردين يحتفظ بكلاً من طلب الشراء وأمر الشراء وينتظر حتى وصول الفاتورة من المورد ليقوم بتسجيل العملية في دفتر أستاذ مساعد الموردين.